RODO

Ogólna informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Zespół Placówek Edukacyjnych w Olsztynie

Administrator Danych Osobowych Zespół Placówek Edukacyjnych w Olsztynie, ul. Edwarda Turowskiego 1, 10-685 Olsztyn, e-mail:sekretariat@zpe.olsztyn.pl, telefon: 89 538 92 50 lub 530 798 060, zwany dalej „Administratorem” lub„ZPE”.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Administrator, w celu zapewnienia prawidłowego nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych, wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – pana Michała Cupiała oraz zastępcę Inspektora Ochrony Danych – panią Annę Smolińską. Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz sposobami ich przetwarzania, mailowo na adres: iod@zpe.olsztyn.pl lub pisemnie na adres Administratora.

Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych osobowych

Realizacja zadań ustawowych i statutowych ZPE

Dane osobowe dzieci, uczniów, wychowanków, rodziców i opiekunów prawnych są przetwarzane w celu realizacji zadań ZPE, w szczególności w zakresie kształcenia, wychowania, opieki, rewalidacji, terapii, pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy Prawo oświatowe oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji;
art. 6 ust. 1 lit. e RODO – w związku z realizacją zadań publicznych w zakresie edukacji, wychowania i opieki;
art. 9 ust. 2 lit. b, g lub h RODO – w zakresie danych szczególnej kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia, niepełnosprawności, orzeczeń, opinii, diagnoz, zaleceń terapeutycznych lub potrzeb rozwojowych, przetwarzanych w związku z realizacją zadań wynikających z przepisów prawa oświatowego.

Podanie danych jest obowiązkowe, jeżeli wynika z przepisów prawa lub jest niezbędne do objęcia dziecka albo ucznia właściwą edukacją, opieką i wsparciem. Dane będą przetwarzane przez okres realizacji zadań ZPE, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów dotyczących prowadzenia i archiwizacji dokumentacji szkolnej.

Rekrutacja dzieci i uczniów do placówek wchodzących w skład ZPE.

Dane osobowe kandydatów, ich rodziców lub opiekunów prawnych są przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do placówek wchodzących w skład ZPE oraz przyjęcia dziecka lub ucznia do odpowiedniej formy kształcenia, wychowania, opieki lub wsparcia.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w związku z przepisami wynikającymi z ustawy Prawo oświatowe,
art. 9 ust. 2 lit. b lub g RODO – w przypadku danych szczególnej kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia, niepełnosprawności, orzeczeń lub opinii.

Podanie danych jest obowiązkowe w zakresie wynikającym z przepisów prawa oraz dokumentacji wymaganej w procesie rekrutacji. Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji, a następnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami archiwizacji.

Organizacja wydarzeń, konkursów, uroczystości i działań promujących działalność ZPE

Dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z organizacją wydarzeń edukacyjnych, kulturalnych, sportowych, konkursów, wycieczek, uroczystości, spotkań, projektów oraz innych działań związanych z funkcjonowaniem ZPE. Zakres przetwarzanych danych oraz podstawa prawna przetwarzania zależą od rodzaju wydarzenia, konkursu lub działania. W zależności od sytuacji dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie:

– art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, np. w zakresie publikacji wizerunku lub udziału w określonych działaniach dobrowolnych;
– art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, np. przy wydarzeniach lub zajęciach realizowanych na podstawie zgłoszenia o charakterze umownym;
– art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
– art. 6 ust. 1 lit. e RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zadań wykonywanych w interesie publicznym, w szczególności zadań edukacyjnych, wychowawczych, opiekuńczych lub promujących działalność ZPE. Szczegółowe informacje dotyczące celu, zakresu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych będą podawane w regulaminie dotyczącym danego wydarzenia, konkursu lub projektu albo w inny sposób, np. na formularzu zgłoszeniowym, zaproszeniu lub odrębnej informacji kierowanej do uczestników. Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia, udokumentowania lub rozliczenia danego wydarzenia, konkursu albo projektu, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub wskazany w odpowiedniej informacji dotyczącej danego działania.

Ubezpieczenia uczniów

Dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z dobrowolnym ubezpieczeniem uczniów albo obowiązkowym ubezpieczeniem w przypadku organizacji wycieczek i imprez zagranicznych.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w przypadku ubezpieczenia dobrowolnego, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy ubezpieczenia;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w przypadku ubezpieczenia obowiązkowego, jeżeli obowiązek jego zapewnienia wynika z przepisów prawa.

Dane będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia ubezpieczenia, obsługi ewentualnych roszczeń lub przez okres wynikający z przepisów prawa.

Zatrudnianie pracowników (rekrutacja) ZPE przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, oceny złożonych dokumentów aplikacyjnych oraz kontaktu w sprawie dalszych etapów naboru. Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie danych kandydata wymaganych przepisami ustawy Kodeks pracy oraz w przypadku kandydatów na stanowiska pedagogiczne, w zakresie danych niezbędnych do potwierdzenia kwalifikacji wymaganych od nauczycieli, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie danych dodatkowych podanych dobrowolnie przez kandydata, np. zdjęcia w CV, informacji o zainteresowaniach lub innych danych niewymaganych przepisami prawa;
art. 9 ust. 2 lit. a RODO – w przypadku dobrowolnego podania danych szczególnej kategorii, np. danych dotyczących zdrowia, niepełnosprawności, sytuacji rodzinnej, ekonomicznej lub społecznej.

Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest obowiązkowe i niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie danych dodatkowych jest dobrowolne, a ich niepodanie nie wpływa na możliwość udziału w naborze.

Dokumenty kandydatów niespełniających wymagań formalnych oraz osób niezatrudnionych są niszczone po zakończeniu procesu naboru. Jeżeli ZPE nie prowadzi aktualnie rekrutacji, a kandydat złoży dokumenty aplikacyjne z własnej inicjatywy, będą one przechowywane przez okres 1 roku od dnia ich złożenia, a następnie zniszczone. Dokumenty osoby zatrudnionej zostaną włączone do akt osobowych i będą przechowywane zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.

Prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej ZPE przetwarza dane osobowe osób, które nawiązują kontakt z Placówką dostępnymi środkami komunikacji, w szczególności za pośrednictwem poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej lub telefonu.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli korespondencja jest związana z zawartą umową lub relacją, w ramach której konieczne jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli korespondencja nie wynika z zawartej umowy, a przetwarzanie jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, co stanowi prawnie uzasadniony interes ZPE polegający na prowadzeniu korespondencji i zapewnieniu komunikacji.

Korespondencja przechowywana jest przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości, jednak nie dłużej niż 5 lat, z uwzględnieniem innych okresów przechowywania dokumentacji powiązanej z zadaniami realizowanymi przez ZPE, w tym np. dokumentacji projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej albo dokumentacji wymaganej odrębnymi przepisami prawa.

Zawieranie i realizacja umów cywilnoprawnych

ZPE przetwarza dane osobowe w związku z zawieraniem i realizacją umów, w szczególności dotyczących dostaw, usług oraz innych umów o charakterze cywilnoprawnym. Dane są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, jej zawarcia, prawidłowej realizacji, rozliczenia oraz zapewnienia bieżącego kontaktu w sprawach z nią związanych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązków prawnych ciążących na ZPE, w szczególności związanych z rozliczeniem umowy, prowadzeniem dokumentacji księgowej, podatkowej lub archiwalnej. Podanie danych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy – ich niepodanie może uniemożliwić jej zawarcie lub wykonanie. Dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wykonania umowy, jej rozliczenia lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z tytułu tej umowy, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa dotyczących rachunkowości, podatków oraz archiwizacji dokumentacji.

Prowadzenie rozliczeń i dokumentacji księgowej ZPE przetwarza dane osobowe w celu prowadzenia rozliczeń finansowych, wystawiania i przechowywania faktur, rachunków, dowodów księgowych, obsługi płatności oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązek prawny ciążący na Administratorze, w związku z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; przepisami prawa podatkowego, w szczególności ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; przepisami dotyczącymi korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, prowadzonego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych; Podanie danych jest obowiązkowe, jeżeli wynika z przepisów prawa. Dane będą przechowywane przez okres wymagany przepisami dotyczącymi ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego, KSeF oraz archiwizacji dokumentacji.

Prowadzenie monitoringu wizyjnego ZPE prowadzi monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów, pracowników i innych osób przebywających na terenie ZPE oraz ochrony mienia. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 22 2 Kodeksu Pracy oraz art. 108a Prawa Oświatowego. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO jakim jest realizacja wyżej opisanego celu. Wizerunek utrwalony na nagraniu z monitoringu przechowywany jest przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a następnie zostanie usunięty. Jeżeli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie, to przechowywane są do czasu zakończenia prawomocnego postępowania.

Prowadzenie strony internetowej, Biuletynu Informacji Publicznej oraz informowanie o działalności ZPE

ZPE prowadzi stronę internetową oraz BIP w celach informacyjnych, organizacyjnych i promocyjnych, a także w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli publikacja wynika z obowiązku prawnego ciążącego na ZPE;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli dane są publikowane w ramach prawnie uzasadnionego interesu ZPE, polegającego na prowadzeniu strony internetowej, informowaniu o działalności Placówki i promowaniu jej działań;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli publikacja, w szczególności wizerunku, odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, albo zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Dane będą publikowane przez okres wynikający z przepisów prawa albo przez czas określony wewnętrznie w ZPE, z uwzględnieniem celu publikacji. Materiały dotyczące działalności Placówki, w tym zdjęcia lub relacje z wydarzeń, mogą być przekazywane Stowarzyszeniu Wyjątkowe Serce, które prowadzi własny profil w tym serwisie. W zakresie publikacji i dalszego przetwarzania tych materiałów Stowarzyszenie działa jako odrębny Administrator Danych Osobowych i odpowiada za spełnienie obowiązków wynikających z RODO, w tym zapewnienie podstawy prawnej, realizację obowiązku informacyjnego oraz respektowanie praw osób, których dane dotyczą.

Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wobec ZPE. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i interesów. Dane będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia ewentualnych roszczeń albo prawomocnego zakończenia właściwego postępowania. Odbiorcy danych osobowych Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom realizującym zadania na rzecz ZPE na podstawie umów lub porozumień.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

organ prowadzący i organ nadzoru pedagogicznego;
poradnie psychologiczno-pedagogiczne, podmioty lecznicze, terapeutyczne, rehabilitacyjne oraz inne instytucje wspierające dziecko, ucznia lub rodzinę;
sądy, Policja, prokuratura, organy administracji publicznej oraz inne podmioty uprawnione przepisami prawa;
dostawcy systemów informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej, strony internetowej, BIP oraz oprogramowania;
podmioty świadczące obsługę prawną, księgową, kadrową, informatyczną, techniczną, archiwizacyjną lub usługi niszczenia dokumentacji;
operatorzy pocztowi, firmy kurierskie, banki, ubezpieczyciele oraz kontrahenci;
podmioty obsługujące systemy publiczne, w tym KSeF;
Stowarzyszenie Wyjątkowe Serce — w przypadku przekazania materiałów do publikacji; w tym zakresie Stowarzyszenie działa jako odrębny administrator danych;
osoby korzystające ze strony internetowej, BIP lub innych publicznych źródeł informacji — w zakresie danych zgodnie z prawem opublikowanych.

Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom bez właściwej podstawy prawnej. Przysługujące prawa W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Państwu:

prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania informacji, czy i w jaki sposób dane są przetwarzane;

W przypadku nagrań z monitoringu wizyjnego, w celu realizacji prawa dostępu konieczne będzie podanie informacji pozwalających na odnalezienie właściwego nagrania, w szczególności daty, przybliżonej godziny i miejsca zdarzenia, a także wskazanie wizerunku osoby, której dotyczy żądanie, w celu potwierdzenia jej tożsamości.

prawo do sprostowania danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;
prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
prawo do usunięcia danych, jeżeli nie istnieje obowiązek prawny ich dalszego przetwarzania;
prawo do przenoszenia danych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;

W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z Administratorem lub IOD:

pisemnie na adres siedziby ZPE, mailowo na wskazane adresy e-mail lub osobiście w siedzibie ZPE.

Mogą Państwo również wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

*Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).